Leitfaden für Veranstalter

Dieser kurze Leitfaden für Veranstalter soll im Vorfeld nur häufig gestellte technische und organisatorische Fragen beantworten. Informationen zu den Inhalten und Themenschwerpunkten finden Sie darüber hinaus in meinem Vortrags- und Rednerprofil.

Werbemittel, Plakate und Flyer

Für Vorträge mit Bezug zu meinen Büchern und für Lesungen können hier Vorlagen für Plakate und Flyer heruntergeladen werden (20 Megabyte Zip-Archiv, mit Beispielen). Im kleineren Rahmen können Plakate auch direkt über meine Verlage oder mich bezogen werden. Meine Pressefotos können Sie gern für eigene Ankündigungen verwenden. Kontakt zu Grafikern, die sich um die Umsetzung und den Druck Ihrer eigenen Ideen kümmern, kann ich Ihnen ebenfalls vermitteln.

Werbeaktivitäten von meiner Seite

Ich unterstütze Sie natürlich gern dabei, unsere Veranstaltung auch erfolgreich zu bewerben. Alle Ankündigungen finden sich in meinem Veranstaltungskalender. Links zu Kartenvorverkäufen bzw. Eventseiten füge ich an, sofern Sie mir diese zukommen lassen. Zusätzlich erstelle ich Veranstaltungs-Beiträge in meinen sozialen Netzwerken, sofern es sich um öffentliche Termine handelt. Wenn Sie mir darüber hinaus ein Budget stellen (i.d.R. ab 20€ bis 100€), schalte ich Anzeigen für die richtigen Zielgrupppen (Facebook, Twitter, Google+, Xing etc.).

Presseankündigungen und Rezensionen

Ich stehe im Rahmen für (Telefon)Interviews zur Verfügung, falls Sie ihre Veranstaltungen mit Medienunterstützung promoten. Eventuell habe ich ebenfalls Kontakte zu Medien in ihrer Region. Kleine Presse- und Fototermine bei der Veranstaltung selbst sind kein Problem, solange sich nach dem Technikcheck und vor dem Auftritt noch Zeit dafür findet. Sollte Sie oder Medien meine Präsentation für eine weiteren Verwertung aufzeichnen, sprechen Sie bitte vorher mit mir darüber, ggf. berührt dies das Urheberrecht einzelner Bilder.

Präsentations- und Bildtechnik

Sofern nicht explizit anders besprochen, rede ich frei & stehend und zitiere nur in Ausnahmefällen aus meinen Büchern. Ich zeige wenn möglich Bilder und Videosequenzen zur dezenten Untermalung. Sie benötigen dann:

  • Einen Projektor bzw. Beamer und eine Projektionsfläche oder Leinwand (Beamer inkl. Standard-VGA oder HDMI Anschlusskabel für mein Notebook. Sollten Sie das Videosignal über USB, LAN oder WLAN zum Projektor streamen, besprechen Sie das bitte vorher mit mir. Mein Notebook (Mac OSX) bevorzugt in Bühnennähe und im Reichweitebereich einer Bluetooth/RF Fernbedienung einplanen.
  • Ein Ersatznotebook mit USB-Anschluss, das mit dem Beamer getestet wurde, wäre idealerweise auch vor Ort. Vor Allem bei exotischen Kabellängen! Ich bringe die Präsentation zusätzlich im *jpg-Bildformat auf einem USB-Stick mit.

Ich verwende allerdings weder Powerpoint, noch MS Windows und konvertiere und versende nur in zwingenden Ausnahmefällen meine Präsention vorab. Beachten Sie bitte auch: Meine Präsentationen sind im Standard- und nicht im Breitbildformat – sollten Sie ausschließlich 16:9 Projektoren verwenden, müsste ich das vorher wissen.

Audiotechnik und GEMA

Wann immer auch nur ansatzweise in Erwägung zu ziehen, benutze ich sehr gern ein Handmikrofon. Headset-Mikrofone bitte nur, wenn es gar nicht anders geht. Ansteckmikrofone funktionieren in keinem Fall! Für meine Präsentation selbst benötige ich nicht unebedingt einen Audioanschluss, falls jedoch einer verfügbar ist, erweitert das die Möglichkeiten natürlich.

Ich verwende keine GEMA meldepflichte Musik, Sie müssen diesbezüglich nichts anmelden!

Beleuchtungstechnik und Bühne

Es wäre gut, wenn die Räumlichkeiten abgedunkelt werden könnten zum Vortrag. Starke, blendende Spotlights ohne Diffuser wenn möglich vermeiden. Wenn es geplant ist zu lesen, benötige ich natürlich einen Lesetisch mit Leselampe. Hochtische mit Stehhocker auf der Bühne passen eigentlich zu jedem Veranstaltungsformat gut.
 

Zeitplanung und Pausen

Ein normaler Abendvortrag mit oder ohne Lesung bewegt sich normalerweise zwischen 60 und 90 Minuten. Pausen haben sich nicht bewährt. Kürzere Vorträge sind natürlich möglich. Lassen Sie mich im Vorfeld wissen, ob Sie noch eine anschließende Fragerunde oder eine Buchsignierung planen.

Durchschnittliche Besucherzahlen?

Die wohl häufigste Frage. Aber es ist natürlich schwierig die Besucherzahlen zu mitteln. Das hängt einfach von zu vielen Faktoren ab. Für klassische Lesungen in Buchhandlungen im Schnitt circa 50 bis 150 Gäste, für Abendvorträge in geschlossenen Räumen ab etwa 75 – in der Regel zwischen 100 und 200 – bis maximal 450 Besucher bisher.

Veranstaltungsformat

Ich halte flexible Vorträge oder Lesungen, die sich thematisch auch an Ihre Veranstaltung anpassen sollen. Nennen Sie mir bitte rechtzeitig Themenschwerpunkte, sollte es welche geben. Erfahrung haben ich mit Lesungen, freien Bühnenvorträgen, Fach- und Konferenzvorträgen, Dialogrunden, Kinder- und Schulvorträgen und Firmen-Keynotes. Näheres dazu und zu meinen Themenschwerpunkten finden Sie in meinem Vortragsprofil
 

Buchverkauf und Signierung

Wenn Sie mögen, besteht nach der Veranstaltung natürlich die Möglichkeit Bücher zu signieren. Wenn Sie selbst oder ein lokales Buchgeschäft den Buchverkauf organisieren oder Sie Bücher Ihren Gästen verschenken wollen, stehen Ihnen dabei meine Verlage gern mit Rat, Rabatten und gesonderten Bedingungen für Kommissionsgeschäfte zur Seite. Sie können meine Verlage hier direkt kontaktieren – sollten doch nicht alle Bücher verkauft werden, können Sie diese auch nach vorhiger Absprache zurücksenden. Ich selbst verkaufe keine Bücher, habe aber im Falle eines Ausverkaufs meist Bestände im Auto zum Aufstocken.

Treffpunkt und Aufbau

Sofern nicht anders besprochen, erscheine ich 60 Minuten vor Veranstaltungsbeginn zum Technikcheck. Sollten Schwierigkeiten mit dem Parken zu erwarten sein, bitte ich Sie mir einen Platz zu reservieren oder mir vorher alternative Parkmöglichkeiten zu nennen. Vergessen Sie nicht mir eine Mobile-Kontakttelefonnummer für den Tag zuzusenden.

Honorare und Verträge

Das Honare stimme ich individuell mit Ihnen ab, sie richten sich nach dem Zweck der Veranstaltung und der erwarteten Anzahl der Besucher. Ein Mindesthonorar mit zusätzlicher Beteiligung an den Einnahmen aus Kartenverkäufen ist im Ausnahmefall möglich. Es fallen in jedem Fall sicher die Reisekosten (abgerechnet pro Fahrtkilometer) zzgl. Maut oder die Kostenübernahme für Bahn- oder Flugticket und Taxi an, die im Honorar eingerechnet werden. Dazu kommen ggf. Kosten für eine Unterkunftsmöglichkeit. Sie erhalten von mir in jedem Fall eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer nach der Veranstaltung. Verträge sind möglich, Absprachen aber für mich bindend. Für Veranstalter aus dem Ausland gilt: In der Regel führen Sie die Umsatzsteuer ab, sollten Sie Bescheinigungen von mir für Ihr Finanzamt benötigen, lassen Sie mich dies bitte frühzeitig wissen.

Feedback

Last but not Least: Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie mir nach unserer Veranstaltung per Email oder hier bei „Proven Experts“ noch eine Bewertung bzw. ein Feedback hinterlassen könnten. Das würde mir sehr dabei helfen, meine Vorträge zu optimieren und, natürlich, auch weiterhin mit großer Freude meine Erfahrungen teilen zu dürfen. Vielen herzlichen Dank!
 
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Alle Angaben auf dieser Seite verstehen sich nur zur Orientierung und sind ohne Gewähr. Änderungen und Irrtümer vorbehalten! Stand: 12. Nov. 2016